Voor iedere situatie de juiste manager
Gepubliceerd op: 26-10-2020
Zet voor elke situatie de juiste manager in
Een horecaonderneming maakt verschillende fases door. Het opstarten vraagt een een andere manier van werken dan het bedenken en invoeren van een nieuw concept op het moment dat de resultaten teruglopen. Feit is dat iedere fase een andere aanpak nodig heeft en daarmee een ander type manager.
3 type managers
Een onderverdeling maken van de verschillende type managers kan op verschillende manieren.
Er zijn meer wegen die naar Rome leiden. Ik kies voor een verdeling in 3 types om te voorkomen
dat je verzandt in versplintering door nuances.
Zie het horecabedrijf daarbij als een aannemer in de bouw. De opdrachten voor de aannemer
kun je onderverdelen in het opbouwen, uitbouwen en verbouwen van een pand.
Hieronder onderscheid ik de bijbehorende opdrachtnemers:
1. Opbouwers als conceptontwikkelaar
Opbouwers zijn managers die goed zijn in het ontwikkelen van (ver)nieuwe(nde)
concepten. Zij denken hun ideeën en visie tot in de puntjes uit en komen met een concreet implementatieplan.
Dit type manager begeleidt het proces van idee tot oplevering en stuurt bij waar nodig.
Opbouwers zijn managers die, binnen de vastgestelde voorwaarden en afspraken, complete (creatieve) vrijheid en beslissingsbevoegdheid nodig hebben. Zij moeten vrij kunnen handelen en zich volledig kunnen focussen op het project. Sentimenten en/of andere externe factoren dienen daarbij geen remmende factor te zijn.
Om dit te bereiken en om efficiëntie en focus op het project te borgen, moet de leiding idealiter liggen bij iemand die geen invloed en/of bemoeienis heeft met de dagelijkse operatie. Dit betekent in de meeste gevallen dat de manager voor dit soort projecten bij voorkeur een extern ingehuurde persoon is.
2. Verbouwers stellen orde op zaken
Verbouwers zijn managers die je inschakelt als een bepaalde kwestie al langere tijd speelt en er geen zicht op een snelle oplossing is. Dit zijn mensen die orde op zaken komen stellen als het 
horecabedrijf lijdt onder (een) bepaalde situatie(s). Dit kan te maken hebben met onderlinge verstandhoudingen tussen directie, management en/of medewerkers maar ook met (benodigde) wijzigingen in een bedrijfsvoering en/of werkwijze om het te voeren concept op de juiste manier voort te zetten.
horecabedrijf lijdt onder (een) bepaalde situatie(s). Dit kan te maken hebben met onderlinge verstandhoudingen tussen directie, management en/of medewerkers maar ook met (benodigde) wijzigingen in een bedrijfsvoering en/of werkwijze om het te voeren concept op de juiste manier voort te zetten.Evenals bij de eerdergenoemde opbouwers zijn dit managers die vrijheid van handelen en beslissingsbevoegdheid nodig hebben om adequaat te kunnen handelen.
Voor deze managers is het belangrijk dat zij niet op een regelmatige basis en voor een langere periode, gebonden zijn aan het horecabedrijf. Ze moeten geen emotionele band met de betreffende leidinggevenden en/of medewerkers hebben zodat ze adequaat en volledig in dienst van de opdracht beslissingen nemen. Dit betekent dat je voor dergelijke projecten een externe manager dient aan te stellen.
3. Uitbouwers zetten de puntje op de i
Uitbouwers zijn managers die goed tot hun recht komen als zij binnen een bestaande horecabedrijfsvoering de puntjes op de i zetten. Ze bouwen zo aan verbeteringen en/of uitbreidingen van de bestaande diensten. Zij werken met hun team(s) op basis van een langetermijnvisie om zo stap voor stap goed opgezette concepten voort te zetten en eventueel te verbeteren. Zij zetten de bestaande bedrijfsvoering naar hun hand om op de lange termijn de continuïteit te borgen.Deze managers moeten één zijn met de missie, visie en kernwaarden van het horecabedrijf en middels coaching en aansturing zorgen dat iedereen binnen het bedrijf deze omarmt. Het is daarom van belang dat deze manager zich voor lange(re) tijd verbindt aan het horecabedrijf.
Dit is dus ideaal gezien een manager in vaste dienst. Indien deze persoon om wat voor reden dan ook, voor langere tijd weg valt (ontslag, ziekte) is het belangrijk om deze snel te vervangen. Mocht er op korte termijn geen uitzicht zijn op een vervanger, dan is het een goed idee deze tijdelijk door een interim manager te vervangen. Zo blijft de horecaonderneming in ieder geval niet stil staan.
Maak je keuze
De afweging om een externe interim- of projectmanager in te huren voor het ondersteunen en/of uitvoeren van een bepaalde opdracht, is een moeilijke stap. Waar vind ik de juiste persoon?
Hoe weet ik of hij of zij de opdracht wel kan uitvoeren? Wat gaat het mij kosten?
Buiten dat het moeilijk is, is het ook spannend: gaat die externe manager wel bereiken wat ik als horecaondernemer voor ogen heb? Zit die persoon wel op een lijn met mijn bedrijfsvisie?
Er zijn dus veel vragen en onzekerheden die ervoor zorgen dat je twijfelt. Daardoor kies je wellicht op basis van verkeerde motivaties of, misschien nog wel erger, je maakt geen keuze. Om een lang verhaal kort te maken, heb je eigenlijk 2 dilemma’s: het vinden van de juiste persoon voor de opdracht en het wegen van de kosten tegen het beoogde resultaat.
Zo vind je de juiste persoon
Om te beginnen weet je altijd pas achteraf of je de juiste keuze gemaakt hebt, maar er zijn wel manieren om de kans van slagen te optimaliseren.
Ten eerste ben jij de opdrachtgever. Jij bepaalt dus wat de opdracht is, welke spelregels je afspreekt en wat voor type persoon goed bij jouw persoonlijkheid past. Uiteraard voer je eerst onderhandelingen maar jij bepaalt uiteindelijk of en aan wie een opdracht wordt gegund.
Zorg er dus van tevoren voor dat je voor jezelf helder hebt wat de opdracht is, wat het gewenste resultaat is, aan welke voorwaarden moet worden voldaan en wat voor persoonlijke eigenschappen iemand minimaal dient te hebben.
Weeg kosten en baten af
Als je een extern persoon aantrekt voor een bepaalde opdracht is dat altijd een investering. Het is niet reëel om de kosten voor een extern ingehuurde manager bij de loonkosten op te tellen. Een verbouwing aan je voorgevel tel je tenslotte ook niet op bij de huurkosten van je pand.
Het gaat hier dus om een extra kostenpost. Maar wanneer is de investering het geld waard? Dat is iets dat je voor jezelf duidelijk moet hebben. Niet iedere investering leidt direct of indirect tot meer opbrengsten. Het is dus belangrijk om voor jezelf vooraf vast te stellen welke investering een bepaald resultaat waard is.
Leg de opdracht vast
Om voor jezelf, maar ook voor de in te huren manager, te zorgen voor duidelijkheid over de opdracht, de voorwaarden en de verwachtingen, is het essentieel dit vast te leggen in een zogenaamde Overeenkomst van Opdracht. Hierin beschrijf je duidelijk wat de opdracht inhoudt:
- Wat is de beginsituatie?
- Wat is het gewenste resultaat?
- Wat zijn de deadlines?
- Wat zijn de wederzijdse verwachtingen en voorwaarden?
- Welke vergoeding staat hier tegenover?
Hoe beter dit beschreven is, hoe duidelijker de opdracht is. Dit maakt het bij eventuele discussies of ontevredenheid van een van de partijen makkelijker om de ander te wijzen op hetgeen vooraf is afgesproken.