Van afdeling naar werkplek

Hoe kleiner een opdracht is, hoe duidelijker deze overkomt. Als je tegen iemand zegt “Ik wil dat je de hele keuken schoonmaakt”, is dat veelomvattend. Zeg je: “Ik wil dat je de laden van de koude kant en de keukenvloer schoonmaakt,” is dat al een stuk concreter. Zo zou je ook naar een afdeling in je horecabedrijf kunnen kijken.

Neem een restaurant als voorbeeld. In veel gevallen is deze ingedeeld in de afdelingen keuken, bediening en afwas (hoewel deze laatste vaak ook onder de keuken valt).

Als je de afdeling ‘bediening’ opdeelt in bar, wijk 1, wijk 2, terras, toilet, debarasseerruimte, office en drank opslag, heb je het aandachtsgebied al kleiner gemaakt. 

Ga nog een stap verder. Neem de bar. Deze kun je verdelen in biertap, wijnkoeling, sterke dranken- en frisdrankkoeling. Op deze manier kun je per werkplek bepalen welke mensen met een bepaalde functie daar mogen werken (welke kennis en vaardigheden je nodig hebt voor die werkplek).

Wie verantwoordelijk is voor een werkplek: welke materialen heb je daar nodig, welke machines en apparaten staan op een werkplek (+ onderhoudscontracten, aanschafdatum, afschrijving, enz.), wat is de standaardvoorraad, welke hygiënenormen gelden er, welke werkzaamheden voer je op deze werkplek uit en op welke manier doe je dat.

Door je bedrijf zo in te richten, zorg je voor een goed overzicht en duidelijke verwachtingen. Een aantal voordelen op een rij:

• Niemand voert werkzaamheden uit waar hij of zij niet de kennis en/of vaardigheden voor heeft.
• Mensen werken niet of minder onder hun niveau. Je zet ze efficiënter in.
• Je voorkomt een overschot aan voorraad, maar ook ‘Nee verkopen’
• Je hebt goed in kaart wanneer je bepaalde investeringen ter vervanging van machines en apparaten kunt verwachten.
• Het schept duidelijkheid in de verantwoordelijkheden.
• Je hebt de juiste materialen voorhanden en het voorkomt onnodige aankopen.
• Je stelt de juiste eisen, richtlijnen, procedures en checklisten op.

Snel anticiperen

Door deze structuur en werkwijze te implementeren, kun je snel en adequaat anticiperen op situaties. Denk hier bijvoorbeeld aan het aanschaffen van een ijstang als deze kapot gaat, het uitzetten van een vacature met de juiste, gewenste competenties, beslissen of een defecte machine mag worden gerepareerd of dat er een nieuwe kan worden aangeschaft (omdat deze is afgeschreven).