Meten is weten

De structuur in de organisatie en de wijze van communicatie zijn vastgelegd. Het is tijd om te onderzoeken aan welke stuurcijfers de teams gaan werken. Elke teamopdracht moet een aantoonbaar startpunt, een realistisch doel en tussentijdse evaluaties hebben. Meten is weten en heeft een positief effect op je bedrijfsresulaat.

Doelstellingen bepalen

Het is belangrijk dat het horecabedrijf, een aantal ’grote’ doelen stelt die acceptabel, goed gecalculeerd en uitlegbaar zijn. Deze dienen binnen de missie, visie en doelstellingen van het bedrijf vallen. Dit kun je in overleg met of op basis van inspraak met medewerkers, de accountant en andere belanghebbenden doen. Het gaat hier dus om doelstellingen waarop de teams hun eigen streven bepalen. Die doelstellingen zijn de doelen die nodig zijn om de exploitatie te waarborgen.

Voorbeeld uit de horecapraktijk

Stel dat een horecabedrijf als doelstelling heeft om het komend jaar een omzet van € 1.000.000,- te halen. Op basis van verschillende gegevens kan dit een realistische doelstelling zijn. Hoe dit ‘grote’ doel wordt behaald maakt eigenlijk niet uit. Daar mogen de teams zich over buigen. Hieronder een aantal opties die er in dit voorbeeld uit de dagelijkse horecapraktijk zijn.

Team A kiest ervoor om zich te focussen op het aantal gasten. Zij nemen de gemiddelde besteding per gast als uitgangspunt. Ze maken een plan om het aantal gasten in het bedrijf te krijgen die nodig zijn om dat doel te bereiken.

Laten we zeggen dat op basis van cijfers uit het (recente) verleden of bij startende ondernemers/op basis van de prognoses de gemiddelde besteding ligt op € 25,- per gast. Dan stelt dit team zich dus als doel om 40.000 gasten binnen te halen.

Team B kiest ervoor zich te richten op het verhogen van de gemiddelde besteding per gast. Zij nemen dus het gemiddeld aantal gasten als uitgangspunt. Ze maken een plan om de benodigde besteding per gast zo te verhogen dat het doel bereikt wordt. Stel dat het gemiddeld aantal gasten van de afgelopen 3 jaar 30.000 is geweest, dan is het doel van dit team dus om te zorgen voor een gemiddelde besteding van € 33,33.

Beide manieren zijn goed. Wellicht moet er een compromis tussen de twee teams worden gesloten. Zolang iedereen maar voor ogen heeft wat het grote doel van ons horecabedrijf is: een omzet van € 1.000.000,- behalen.

Zet KPI’s in

Key Performance Indicators (KPI’s) komen daarbij van pas. Dit zijn variabelen of maatstaven om prestaties van organisaties te analyseren. Nu hoor ik de meeste lezers al denken: ’Zie je wel, het gaat alleen maar om meer omzet en minder kosten.’

Het is inderdaad waar dat de doelen die in geld uit te drukken zijn, het makkelijkst en beste meetbaar zijn. Maar KPI’s kunnen bijvoorbeeld ook te maken hebben met de tevredenheid en loyaliteit van het personeel, de duurzaamheid van de organisatie en het vertrouwen in management en directie.

Stuur bij

Ieder team heeft één of meerdere KPI’s om aan te werken. De teams stemmen deze onderling af voordat ze aan hun opdracht beginnen. Afhankelijk van de KPI’s en de meetbaarheid ervan, wil je de resultaten en/of vorderingen het liefst in real time inzien. In veel gevallen is dat niet mogelijk. Daarom moet je de teams zo accuraat mogelijk op de hoogte houden van hun vorderingen en stand van zaken. Dit geeft jou als horeca ondernemer de mogelijkheid om, waar nodig, zo snel mogelijk bij te sturen. Probeer dan ook te rapporteren per uur, dagdeel, dag, week, weekdag, maand, kwartaal, jaar.

Koppel met softwaresystemen

Koppelingen van verschillende softwaresystemen als bijvoorbeeld kassa, reserveringen, voorraadbeheer, haccp, enz. zijn daarbij erg handig. Helaas zijn de beschikbare systemen niet altijd even effectief gekoppeld. Het motto is dus ook ’Koppelen waar het moet’.

Het is daarnaast prima om bijvoorbeeld Excel, een dashboardsysteem of andere tool te gebruiken. Het gaat erom dat de gebruikte data betrouwbaar is. 

Anticiperen op stuurcijfers

Naast je doelen en de zelfsturende teams die daaraan werken, is het essentieel om te bedenken hoe je anticipeert op gerapporteerde (tussentijdse) stuurcijfers om die doelen te bereiken.

Stel dat je een actie hebt bedacht dat mensen op maandagmiddag met korting een bepaald gerecht eten. Vanaf het moment dat je deze actie openbaar (op social media) hebt gedeeld, loopt het storm. Na een aantal weken zie je aan de stuurcijfers dat de verkopen teruglopen. Dan kun je ervoor kiezen om met een nieuwe actie te komen.

Het is dus belangrijk om de evaluatie van stuurcijfers in een continu proces te blijven monitoren en bij te sturen waar nodig.

Wil je meer weten wat zelfsturende teams voor jouw horecabedrijf kunnen betekenen? Neem dan contact met mij op. Als gastvrijheidscoach geef ik advies, tips en train je medewerkers. Bel of app mij op 0638512686 of stuur een e-mail naar info@cs-hospitality.nl.

Voor meer informatie over het werken met zelfsturende teams kan je kijken op mijn website www.cs-hospitality.nl